سفارش پروژه اکسل در جاوید سافت
۲۷
بهمن ۹۶
نظرات
۰
داده‌های تکراری
جواد مختاری
یکی از اقداماتی که بر روی داده‌ها در اکسل صورت می‌گیرد، بررسی داده‌های تکراری می‌باشد. همچنین در برخی مواقع نیاز داریم داده‌هایی که وارد می‌کنیم بصورت یکتا (غیر تکراری) باشد لذا وجود داده‌های تکراری در این مواقع خطا محسوب می‌شود.
در جهت برطرف کردن و یا جلوگیری از بروز این خطا می‌توان از امکانات مختلف
اکسل استفاده نمود،که بنا به نیاز و مهارتی که دارید، میتوانید یکی از این
تکنیک‌ها و امکانات را فرا بگیرید.
خواسته‌هایی که شما در راستای «بررسی داده‌های تکراری» از اکسل دارید معمولا یکی از موارد زیر می‌باشد:
۱- فرمت دهی شرطی جهت مشخص کردن اطلاعات تکراری
۲- جلوگیری از ورود داده‌های تکراری
۳- حذف اطلاعات تکراری
۴- نوشتن یک اخطار یا متن برای داده‌های تکراری
فرمت دهی شرطی جهت مشخص کردن اطلاعات تکراری با ابزار Conditional Formatting
ابزار کاندیشنال فرمتینگ که بر اساس شرط‌های تعیین شده فرمت دهی شرطی را بر روی سلول‌ها انجام می‌دهد با دو روش می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد.
روش اول : استفاده از امکانات پیش فرض
در این روش با استفاده از امکانات پیش فرض اکسل میتوانید سلول‌های دارای اطلاعات تکراری یک محدوده را با رنگ دلخواه فرمت دهی مشخص کنید. برای این کار محدوده داده‌ها را انتخاب و گزینه Duplicate Value را مطابق شکل ۱ کلیک کنید :
Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values …
دقت داشته باشید در این حالت تمامی داده‌هایی که بیش از یک بار تکرار شده باشند به فرمت دلخواه درخواهند آمد.
شکل ۱ - استفاده از Duplicate Values
روش دوم : فرمت دهی از طریق فرمول نویسی
شکل ۲ - استفاده از New Formatting Rule
مزیت این روش نسبت به روش اول در این است که شما قادر خواهید بود شرط‌های خاصی که مد نظرتان می‌باشد و در امکانات پیش فرض این ابزار وجود ندارد را با استفاده از فرمول نویسی پیاده سازی کنید. به عنوان مثال در روش اول اگر داده‌ای بیش از یک بار تکرار شده باشد تمامی آن داده‌های تکرار شده به فرمت تعریف شده در خواهند آمد. اما اگر ما قصد داشته باشیم فقط داده‌هایی که بیش از سه بار تکرار شده باشند را فرمت دهی کنیم دیگر قادر به استفاده از روش اول نخواهیم بود و نیاز به استفاده از روش فرمول نویسی داریم.
برای استفاده از این روش می‌بایست پس از انتخاب محدوده داده‌ها، فرمول مورد نظر را در مسیر زیر بنویسید:
Home > Conditional Formatting > New Rule > Use a formula to determine which cells to format
اگر بخواهیم روش اول را با استفاده از فرمول نویسی پیاده سازی کنیم می‌بایست از فرمول زیر استفاده کنیم:
=COUNTIF($A$1:$A$20,A1)>1
یا همانطور که در مثال گفته شد، اگر بخواهیم با رسیدن به شرط تکراری خاصی (مثلا تکرار ۳ بار و بیشتر) این فرمت دهی صورت بگیرد ، فرمول زیر را وارد می‌کنیم:
=COUNTIF($A$1:$A$20,A1)>=3
نکته : حال به عنوان مثال اگر بخواهیم فقط سلول‌هایی مشخص شوند که دفعه سوم به بعد مورد استفاده قرار گرفته‌اند از فرمول زیر استفاده می‌کنیم:
=COUNTIF($A$1:$A20,A1)>=3
تفاوت این فرمول با فرمول قبل فقط یک $ است.
جلوگیری از ورود داده‌های تکراری
اگر به دنبال راهی هستید تا به وسیله آن مانع شوید که داده تکراری اعم از متنی یا عددی در محدوده خاصی وارد شود، باید با استفاده از ابزار Data Validation از مسیر زیر استفاده کنید:
Data > Data Validation > Custom
فرمول نویسی را به شرح زیر انجام دهید :
=COUNTIF($A$1:$A$20,A1)<=1
شکل ۳ - استفاده از ابزار Data Validation
حذف اطلاعات تکراری
در صورتی که تمایل دارید از بین داده‌های موجود اطلاعات تکراری حذف و فقط یک داده از اطلاعات تکراری باقی بماند، میتوانید پس از انتخاب محدوده داده‌ها از ابزار Remove Duplicates از مسیر زیر استفاده نمایید :
Data > Remove Duplicates
نوشتن یک اخطار یا متن برای داده‌های تکراری
گاهی لازم است با توجه به نیاز برای اطلاعات تکراری در یک ستون جانبی متن خاصی نوشته شود. در این حالت باید با استفاده از تابع IF این نتیجه را حاصل نمود.
=IF(COUNTIF($A$2:$A$13,A2)>1,"تکراری ","غیر تکراری")
مشاهده کامل دوره رایگان آموزش اکسل پیشرفته و برنامه نویسی VBA در وبسایت ما : (بیش از 60 جلسه آموزش ویدئویی رایگان)
برچسب ها
excelplus
آشنایی با نرم افزار اکسل
آموزش excel
آموزش اکسل
آموزش اکسل 2010
آموزش اکسل 2016
آموزش تصویری excel
آموزش تصویری اکسل
آموزش تصویری اکسل مقدماتی
آموزش حرفه ای اکسل
اکسل پلاس
برنامه نویسی در اکسل
جاوید سافت
داده‌های تکراری
سفارش پروژه اکسل
طراحی فاکتور فروش حرفه ای در اکسل
فاکتور فروش در اکسل
فاکتور فروش رایگان
فرم حضور و غیاب پرسنل تحت اکسل
کارگاه آموزش پیشرفته اکسل
نظرات (۰)
هیچ نظری هنوز ثبت نشده است
ضمانت پرداخت جاوید سافت
مقالات اکسلی
آخرين مطالب
پربحث ترين ها
شبکه های اجتماعی
